Word-Tipp – Formatierungen in HTML übersetzen

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Aug 162010
 

Ein häufiges Problem, wenn man manuell Word-Texte in ein taugliches HTML bringen will: Wie bekommt man am schnellsten z.B. kursive Formatierungen umgesetzt?

Der Trick heißt Ersetzen mit Wildcard.

  1. In Word über Bearbeiten > Ersetzen (STRG+H) den entsprechenden Dialog öffnen.
  2. Mit dem Cursor im Feld „Suchen nach“ auf „Erweitern“ klicken und über „Format“ das Zeichenformat „kursiv“ wählen.
  3. Dann im Feld „Ersetzen durch“ <i>^&</i> eingeben.
  4. Auf „Alle ersetzen“ klicken. Alle kursiv formatierten Texten werden als italic getaggt.

Dies geht natürlich auch für bold oder underlined.

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In der Standard-Einstellung von Word 2003 passiert es oft, dass eine Zeichnung nur grob positioniert werden kann, wie hier im Beispiel über einer Grafik.

Dies liegt an der von Haus aus sehr grob eingestellten Rasterung. Das Problem läßt sich auf zwei Arten lösen:

a) Halten Sie die ALT-Taste gedrückt, während Sie die Zeichnung verschieben. Dies erlaubt ein genaues Positionieren.

b) Stellen Sie das Gitternetz um. Dies lohnt sich vor allem dann, wenn Sie viele Zeichnungen positionieren wollen und dies lieber mit den Pfeiltasten der Tastatur machen.

Die Einstellung zum Gitternetz verbirgt sich in der Werkzeugleiste Zeichnung. Öffnen Sie das Menü unter Zeichnen und wählen Sie Gitternetz.

In diesem Auswahlfenster (das nicht Gitternetz, sondern Zeichnungsraster heißt ;) finden Sie die Rastereinstellungen. Stellen Sie diese beispielsweise von 0,32 cm auf 0,05 cm.

Sie können nun entweder einfach mit OK bestätigen oder mit Standard die neue Einstellung für die Normal.dot übernehmen. Dies betrifft nur die Gitternetzlinien.

Danach können Sie die Zeichnung mit den Pfeiltasten passgenau manövrieren.

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Unterlagen im dualen System.

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Apr 042008
 

Nein, damit meine ich kein Recycling in gelben Säcken ;)

Stattdessen geht es um die Nutzung von Powerpoint zu mehr als Präsentation. In diesem Fall um die Möglichkeit, in Powerpoint nicht nur Folien, sondern auch weitere Inhalte zu pflegen. Dazu können Sie die Notizfunktion von Powerpoint verwenden. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Unterlagen sowohl zur klassischen Schulung nutzen als auch als Handout oder für Selbstschulung verteilen können.

Recycling

Antje Radcke hat dazu eine sehr gute Kurzanleitung zum Erstellen von Handouts ins Netz gestellt. Sie öffnet die Folien und Notizen in Word, um von dort aus das Handout zu optimieren und zu drucken.

In Beyond Bullet Points finden Sie ebenfalls einige Infos zur Notizfunktion von Powerpoint, wenn auch in umgekehrte Richtung – dort werden in MS Word die „Stories“ entworfen und dann in Powerpoint umgesetzt.

Egal wie rum – die Kombination von Powerpoint und Word bringt oft mehr als gedacht.

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Eine häufige Frage bei größeren Dokumenten ist, welche Bestandteile im Inhaltsverzeichnis erscheinen.

Dies stellen Sie in den Optionen des Inhaltsverzeichnisses ein. Ich habe für Sie dazu einen kurzen Flash-Film für Word 2003 erstellt: Inhaltsverzeichnis in Word 2003 konfigurieren.

Die Kurzanleitung dazu lautet:

1) Gehen Sie über „Einfügen“ > „Referenz“ > „Index und Verzeichnisse“, um ein Inhaltsverzeichnis einzufügen.

2) Klicken Sie auf den Reiter „Inhaltsverzeichnis“. Hier können Sie einstellen, wie die Seitenzahlen angezeigt werden sollen, ob Füllzeichen wie Punkte angezeigt werden sollen und welche Formatvorlagen verwendet werden sollen.

3) Klicken Sie auf „Optionen“. Hier können Sie einstellen, welche Formatvorlage auf welcher Ebene erscheinen soll. Standardmäßig werden die Überschriften 1-3 angezeigt. Wenn weitere Überschriftenebenen angezeigt werden sollen, so geben Sie z.B. bei Überschrift 4 eine „4“ ein. Wenn Ihr Dokument sehr viele Überschriftenebenen hat, müssen Sie im Gegenzug vermutlich Ebenen herauslöschen, um das Inhaltsverzeichnis überschaubar zu halten. Dafür löschen Sie einfach die Zahl, die bei der Inhaltsverzeichnisebene steht.

4) Schließen Sie am Ende beide Fenster mit „OK“. Das Inhaltsverzeichnis wird dann entsprechend Ihren Einstellungen angezeigt.

Viel Erfolg!

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Tastaturkürzel in Word konfigurieren

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Mrz 102008
 

In Word besteht die Möglichkeit, sich für bestimmte Funktionen Tastaturkürzel anzulegen, beispielsweise für „Einfügen > Querverweis“. Ich habe für Sie dazu einen kurzen Flash-Film für Word 2003 erstellt: Tastaturkürzel in Word 2003 konfigurieren.

Die Kurzanleitung dazu lautet:

1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste neben die Menüzeilen rechts oben in Word. Es öffnet sich eine lange Liste mit den zur Verfügung stehenden Menüs.
2) Klicken Sie auf den Eintrag „Anpassen“ ganz unten in der Liste.
3) Klicken Sie dann im neuen Fenster auf die Schaltfläche „Tastatur“. Hier können Sie links eine Kategorie wählen und rechts die dort möglichen Funktionen finden. Sie können vorhandene Tastaturkuerzel ersetzen, neue hinzufügen oder auch ganz neue Tastaturkürzel für Funktionen eingeben, die bisher nicht keine besaßen.

Mein wichtigstes Kürzel für lange Dokumente ist „ALT+Q“ für das Einfügen von Querverweisen. Ich habe allerdings auch schon für „Änderung annehmen“/“Änderung verwerfen“ / „Nächste Änderung“ Kürzel angelegt, so dass ich viel schneller eine große Zahl an markierten Änderungen durchgehen konnte.

Wenn Sie eine wichtige oder gern genutzte Funktion haben, können Sie sich mit einem Tastaturkürzel viel Zeit ersparen. Viel Spass beim Optimieren Ihres Words!

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Word zum Wochenende

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Feb 292008
 

Microsoft Word wird von vielen gehasst – die meisten davon sind Benutzer. Leider haben diese, aber auch externe Dienstleister, selten die Wahl des Werkzeugs. Da zählt dann, den täglichen Kampf damit zu überleben.

Ich arbeite durchaus gerne mit Word, das zähmbar ist, wenn man bestimmte Grundregeln beherrscht (Formatvorlagen verwenden!) und das Thema Sicherungskopie sehr ernst nimmt. Leider werden nur die wenigsten Benutzer in irgendeiner Weise für Word geschult. Offensichtlich liegt in den Firmen der Irrtum vor, dass jeder damit sofort sinnvolle Dokumente erstellen kann. Für einmalig verwendbare mag dies noch gelten; sobald die Inhalte jedoch weiterverwendet werden sollen, sind z.B. manuelle Überschriftennummerierungen oder Tabellenerstellung mit Tabulatoren sehr problematisch und kosten Zeit und Geld. Von Kosten durch Programmabstürze und korrupte Dokumente ganz zu schweigen.

Da Word so häufig verwendet wird, gibt es allerdings auch viele hilfreiche Seiten im Netz. Besonders an den Universitäten finden sich Anleitungen zum Reizthema lange Dokumente in Word (achten Sie darauf, dass die beschriebene Word-Version zu Ihrer passt). Besonders empfehlenswert sind diese Links:

The Word MVP Site (MVP = Most Valuable Professional). Die Betreiber dieser englischen Seite arbeiten nicht für Microsoft, sind aber echte Experten im Produkt. Ich habe auf dieser Webseite schon extrem hilfreiche Informationen gefunden, gerade auch zur Verwendung von VBA in Word. Absolut empfehlenswert für alle, die ausreichend Englisch verstehen.

MS-Office Forum – in diesem deutschen Forum finden sich nicht nur Infos zu Word, sondern auch zu allen anderen Programmen des Office-Pakets.

Office Forum ist ein ähnlich großes deutschsprachiges Forum rund um MS-Office-Programme.

Word and Long Documents von Herrn Daube, vornehmlich Englisch, aber auch z.B. mit einem Vortrag von Herrn Gust zum Thema Word Überlebensstrategien (PDF), das eine schöne Übersicht der typischen Klippen bietet.

Lange Texte mit Word2003 (PDF) – eine ausführliche Anleitung zu Word 2003 und längeren Texten, sehr gut aufbereitet.

Und natürlich empfiehlt sich immer eine Googlesuche, wobei die Suchbegriffe erst möglichst spezifisch sein sollten („Formatvorlage Beschriftung Word“) und bei mangelnden Ergebnissen weiter gefasst werden sollten.

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Neulich sass ich mit jemand am Rechner vor einem größeren Word-Dokument. Dabei kamen einige typische Word-Fragen auf, die einfach zu beantworten sind – wenn man die Lösung schon weiß ;)

Beispielsweise ist es nicht trivial, die Formatvorlage „Beschriftung“ zu bearbeiten. Aus unerfindlichen Gründen wurde diese Formatvorlage (und einige andere) regelrecht versteckt. Da ein Screencast mit Kommentar mehr sagt als 1000 geschrieben Worte, habe ich mit Camtasia einen 2-Minuten-Flash-Film dazu produziert: Formatvorlagen in Word 2003 finden.

screenshot_word_formatvorlagen.png

Weitere typische Word-Fragen sind „wo stellt man ein, was ins Inhaltsverzeichnis kommt“ oder „wie gibt man Tastaturkürzel ein“. Liegen Ihnen noch andere Fragen auf der Zunge/auf den Tasten? Stellen Sie diese ruhig im Kommentar. Vielleicht mache ich dazu auch ein Filmchen – auf jeden Fall aber werde ich versuchen, die Frage zu beantworten :)

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