Zeitspar-Tipps

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Mai 012008
 

Es gibt viele Wege, um Zeit zu sparen. Hier die Mittel, die bei mir am besten eingeschlagen haben:

  • Einen RSS-Reader für Blogs und News verwenden, in meinem Fall Bloglines. Obwohl ich mehr Informationsquellen als früher abbonniert habe, lese ich anhand der Titel und Auszüge sehr viel selektiver, statt wie früher z.B. ewig Spiegel Online abzusurfen.
    bloglines.png
  • Öfters Skype verwenden. Kostet nichts, man sitzt mit dem Headset auf dem Kopf direkt am Arbeitsmittel und erzeugt einen sehr professionellen Eindruck beim Gegenüber.
    skype.png
  • Mehr Filter für Mails verwenden. Auch wenn ich kein „Inbox Zero“-Anhänger bin, so führen besser (vor-)sortierte Mails definitiv zu weniger Aufwand.
  • Sich auf eine begrenzte Anzahl von Business-Portalen festlegen. Es kostet sehr viel Zeit, seine Profile aktuell zu halten. Daher sollte man sich für einige wenige Portale entscheiden, diese aber um so besser pflegen. In meinem Fall sind dies vornehmlich die Profile bei Xing und Gulp.
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Zum einen gibt es eine aktualisierte Version der hier besprochenen Urs Toolbox für Excel 2003. Eine wahre Fundgrube. Für den gezielten Einstieg oder die Optimierung der Excel-Arbeitsumgebung kann man dort übrigens auch Schulungen buchen. Und nein, ich bekomme keine Prozente :)

Dann gibt es eine neue Version von Inkscape, der freien Software für Vektorgrafikbearbeitung. Bisher drücke ich mich noch um dieses Thema, obwohl ich inzwischen sogar die Kaufware Adobe Illustrator hier habe. Kann aber nicht mehr lange dauern…

Und für experimentelle Nutzer: von Adobe Photoshop gibt es jetzt eine webbasierte Photoshop-Express-Version auf Flashbasis. Damit geht immerhin grundlegende Fotobearbeitung, z.B drehen, schneiden, Größe ändern, aber auch Feintuning wie rote Augen entfernen oder spezielle Effekte hinzufügen. Interessant! Ist das die Zukunft von Software?

adobe photoshop express

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Eine häufige Frage bei größeren Dokumenten ist, welche Bestandteile im Inhaltsverzeichnis erscheinen.

Dies stellen Sie in den Optionen des Inhaltsverzeichnisses ein. Ich habe für Sie dazu einen kurzen Flash-Film für Word 2003 erstellt: Inhaltsverzeichnis in Word 2003 konfigurieren.

Die Kurzanleitung dazu lautet:

1) Gehen Sie über „Einfügen“ > „Referenz“ > „Index und Verzeichnisse“, um ein Inhaltsverzeichnis einzufügen.

2) Klicken Sie auf den Reiter „Inhaltsverzeichnis“. Hier können Sie einstellen, wie die Seitenzahlen angezeigt werden sollen, ob Füllzeichen wie Punkte angezeigt werden sollen und welche Formatvorlagen verwendet werden sollen.

3) Klicken Sie auf „Optionen“. Hier können Sie einstellen, welche Formatvorlage auf welcher Ebene erscheinen soll. Standardmäßig werden die Überschriften 1-3 angezeigt. Wenn weitere Überschriftenebenen angezeigt werden sollen, so geben Sie z.B. bei Überschrift 4 eine „4“ ein. Wenn Ihr Dokument sehr viele Überschriftenebenen hat, müssen Sie im Gegenzug vermutlich Ebenen herauslöschen, um das Inhaltsverzeichnis überschaubar zu halten. Dafür löschen Sie einfach die Zahl, die bei der Inhaltsverzeichnisebene steht.

4) Schließen Sie am Ende beide Fenster mit „OK“. Das Inhaltsverzeichnis wird dann entsprechend Ihren Einstellungen angezeigt.

Viel Erfolg!

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Tastaturkürzel in Word konfigurieren

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Mrz 102008
 

In Word besteht die Möglichkeit, sich für bestimmte Funktionen Tastaturkürzel anzulegen, beispielsweise für „Einfügen > Querverweis“. Ich habe für Sie dazu einen kurzen Flash-Film für Word 2003 erstellt: Tastaturkürzel in Word 2003 konfigurieren.

Die Kurzanleitung dazu lautet:

1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste neben die Menüzeilen rechts oben in Word. Es öffnet sich eine lange Liste mit den zur Verfügung stehenden Menüs.
2) Klicken Sie auf den Eintrag „Anpassen“ ganz unten in der Liste.
3) Klicken Sie dann im neuen Fenster auf die Schaltfläche „Tastatur“. Hier können Sie links eine Kategorie wählen und rechts die dort möglichen Funktionen finden. Sie können vorhandene Tastaturkuerzel ersetzen, neue hinzufügen oder auch ganz neue Tastaturkürzel für Funktionen eingeben, die bisher nicht keine besaßen.

Mein wichtigstes Kürzel für lange Dokumente ist „ALT+Q“ für das Einfügen von Querverweisen. Ich habe allerdings auch schon für „Änderung annehmen“/“Änderung verwerfen“ / „Nächste Änderung“ Kürzel angelegt, so dass ich viel schneller eine große Zahl an markierten Änderungen durchgehen konnte.

Wenn Sie eine wichtige oder gern genutzte Funktion haben, können Sie sich mit einem Tastaturkürzel viel Zeit ersparen. Viel Spass beim Optimieren Ihres Words!

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FTP-Zugänge im Total Commander konfigurieren

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Mrz 052008
 

Aus gegebenem Anlass möchte ich heute kurz vorstellen, wie man FTP-Zugänge im Total Commander konfiguriert. Ein ausführliches Demo dazu finden Sie in diesem Flash-Filmchen, das ich für Sie aufgenommen habe: FTP-Zugänge im Total Commander konfigurieren.

Die minimalistische Kurzanleitung:
1) Öffnen Sie über „Netz“ > „FTP verbinden“ das Fenster mit der Liste aller ggf. schon eingerichteten FTP-Verbindungen.
2) Wählen Sie „Neue Verbindung“.
3) Geben Sie einen Titel (frei wählbar), einen Servernamen (z.B. ftp.strato.com) und einen Benutzer ein. Das Passwort können Sie entweder eingeben, es wird dann verschlüsselt gespeichert, oder es frei lassen und beim Aufruf der FTP-Verbindung extra eingeben. In meinem Netz muss ich außerdem die Option „Passiven Modus verwenden“ einstellen, das hängt aber von Ihrem Netz und dem Server ab – testen Sie beide Möglichkeiten.
4) Speichern Sie die neue Verbindung. Sie taucht dann in der Liste der FTP-Verbindungen auf.
5) Klicken Sie auf „Verbinden“. Die FTP-Verbindung wird geöffnet.

Alle FTP-Verbindungen werden vom Total Commander in der Datei „wcx_ftp.ini“ im Windows-Verzeichnis gespeichert. Sie können die Datei mit einem Editor bearbeiten oder auch einfach auf einen anderen Rechner kopieren, wenn Sie dort einen neuen TC installiert haben und Ihre FTP-Einstellungen mitnehmen wollen.

Weitere Infos finden Sie in der FTP FAQ vom Hersteller des Total Commanders. Weiterhin viel Spass mit dem Total Commander, meinem Lieblingswerkzeug :)

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Word zum Wochenende

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Feb 292008
 

Microsoft Word wird von vielen gehasst – die meisten davon sind Benutzer. Leider haben diese, aber auch externe Dienstleister, selten die Wahl des Werkzeugs. Da zählt dann, den täglichen Kampf damit zu überleben.

Ich arbeite durchaus gerne mit Word, das zähmbar ist, wenn man bestimmte Grundregeln beherrscht (Formatvorlagen verwenden!) und das Thema Sicherungskopie sehr ernst nimmt. Leider werden nur die wenigsten Benutzer in irgendeiner Weise für Word geschult. Offensichtlich liegt in den Firmen der Irrtum vor, dass jeder damit sofort sinnvolle Dokumente erstellen kann. Für einmalig verwendbare mag dies noch gelten; sobald die Inhalte jedoch weiterverwendet werden sollen, sind z.B. manuelle Überschriftennummerierungen oder Tabellenerstellung mit Tabulatoren sehr problematisch und kosten Zeit und Geld. Von Kosten durch Programmabstürze und korrupte Dokumente ganz zu schweigen.

Da Word so häufig verwendet wird, gibt es allerdings auch viele hilfreiche Seiten im Netz. Besonders an den Universitäten finden sich Anleitungen zum Reizthema lange Dokumente in Word (achten Sie darauf, dass die beschriebene Word-Version zu Ihrer passt). Besonders empfehlenswert sind diese Links:

The Word MVP Site (MVP = Most Valuable Professional). Die Betreiber dieser englischen Seite arbeiten nicht für Microsoft, sind aber echte Experten im Produkt. Ich habe auf dieser Webseite schon extrem hilfreiche Informationen gefunden, gerade auch zur Verwendung von VBA in Word. Absolut empfehlenswert für alle, die ausreichend Englisch verstehen.

MS-Office Forum – in diesem deutschen Forum finden sich nicht nur Infos zu Word, sondern auch zu allen anderen Programmen des Office-Pakets.

Office Forum ist ein ähnlich großes deutschsprachiges Forum rund um MS-Office-Programme.

Word and Long Documents von Herrn Daube, vornehmlich Englisch, aber auch z.B. mit einem Vortrag von Herrn Gust zum Thema Word Überlebensstrategien (PDF), das eine schöne Übersicht der typischen Klippen bietet.

Lange Texte mit Word2003 (PDF) – eine ausführliche Anleitung zu Word 2003 und längeren Texten, sehr gut aufbereitet.

Und natürlich empfiehlt sich immer eine Googlesuche, wobei die Suchbegriffe erst möglichst spezifisch sein sollten („Formatvorlage Beschriftung Word“) und bei mangelnden Ergebnissen weiter gefasst werden sollten.

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Früher habe ich auch gerne mal über Excel mitgelästert, beispielsweise im Vergleich zu „Origin“, das wir damals an der Uni für Datenbearbeitung und grafische Darstellung verwendet haben.

Seit ich allerdings vor 4 Jahren ein Projekt mit Word, Excel und VBA (Visual Basic for Applications) gemacht habe, bin ich Konvertit – Excel ist sehr stabil, sehr gut programmierbar und recht schnell. Es hat nicht diese Unsitte wie Word, temporäre Dateien herumliegen zu lassen (was bei Abstürzen oft Probleme macht). Diese temporäre Datei ist im Total Commander übrigens sehr gut sichtbar, wenn man die Anzeige versteckter Dateien eingeschaltet hat:

Geöffnete Worddatei

Excel ist in den letzten Jahren eins meiner regelmäßigen Werkzeuge geworden. Allerdings ist es dank seiner vielfältigen Funktionen auch durchaus komplex in der Bedienung. Es lohnt sich daher, etwas Zeit in die Einarbeitung zu stecken.

Gut für den generellen Einstieg ist die Urs Toolbox der Firma Urs Beratung. Dort finden Sie eine ausführliche Einführung in die Excel-Grundlagen und viel Material zu Excel-Funktionen. Die Tipps betreffen hier die generelle Bedienung, den Druck und Konfiguration von Eingaben.

Für VBA-Programmierung in Excel findet sich ein gutes Onlinebuch bei wikibooks: VBA in Excel – Grundlagen. Hier gibt es alles von der Einführung in die Programmiersprache selbst bis hin zu Codeoptimierung und Programmierbeispielen.

Generell lohnt sich, beim Lösen von typischen Excel-Aufgaben (bestimmte Daten löschen, sortieren, umrechnen…) auf die Jagd nach VBA-Code im Netz zu gehen. Man stößt dabei auf viele weitere Codesammlungen wie Excel VBA Makro Codes. Die Beispielcodes sind teilweise direkt verwendbar, oft aber auch einfach ein guter Einstieg in Ihren eigenen Code.

Excel ist ein wunderbares Werkzeug für viele Aufgaben rund um Daten, Listen und Zahlen. Durch den hohen Verbreitungsgrad klappt meist auch der Dateiaustausch mit Projektkollegen ohne Probleme. Und VBA – leider durch die Word-Viren etwas in Verruf geraten – ist eine Programmiersprache, die als kleine Schwester zu Visual Basic (VB) von Haus aus jede Menge potenter Funktionen bietet.

Ein kleiner Wehrmutstropfen – für die Verarbeitung von größeren Texten in Zellen ist Excel leider nicht so gut wenig geeignet. Aber das ist vermutlich nur der Wunsch dieser einzelnen Textarbeiterin…

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Neulich sass ich mit jemand am Rechner vor einem größeren Word-Dokument. Dabei kamen einige typische Word-Fragen auf, die einfach zu beantworten sind – wenn man die Lösung schon weiß ;)

Beispielsweise ist es nicht trivial, die Formatvorlage „Beschriftung“ zu bearbeiten. Aus unerfindlichen Gründen wurde diese Formatvorlage (und einige andere) regelrecht versteckt. Da ein Screencast mit Kommentar mehr sagt als 1000 geschrieben Worte, habe ich mit Camtasia einen 2-Minuten-Flash-Film dazu produziert: Formatvorlagen in Word 2003 finden.

screenshot_word_formatvorlagen.png

Weitere typische Word-Fragen sind „wo stellt man ein, was ins Inhaltsverzeichnis kommt“ oder „wie gibt man Tastaturkürzel ein“. Liegen Ihnen noch andere Fragen auf der Zunge/auf den Tasten? Stellen Sie diese ruhig im Kommentar. Vielleicht mache ich dazu auch ein Filmchen – auf jeden Fall aber werde ich versuchen, die Frage zu beantworten :)

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Zu nächtlicher Zeit der verzweifelte Anruf einer Freundin, mit einem klassischen Problem: Sie hatte 7 Seiten Zeugnisse eingescannt, die jetzt als eine 40 MB große Grafikdatei im TIF-Format vorlagen. Was sie aber brauchte, war ein PDF mit ca. 1 MB Größe für den Versand per Mail.

Ein direktes Einfügen in ihr OpenOffice ging nicht, was – meine Vermutung – daran lag, dass in der TIF-Datei die 7 Seiten als Frames vorlagen (es ist ein Bildformat, kein Dokumentenformat).

Eine Lösungsmöglichkeit wäre gewesen, die Frames einzeln als JPEG zu speichern, mit einer Auflösung von 75 oder 150 dpi. Als beste Lösung stellte sich dann aber heraus, dass sie in ihrem Programm für Bilder (XNView) einfach die TIF-Datei markieren und über den PDFCreator direkt als PDF drucken konnte.

Und wenn Ihnen das jetzt wie böhmische Dörfer vorkam, Sie aber manchmal auch über PDF-Druck verzweifeln – rufen Sie mich an, ich helfe Ihnen gerne weiter.

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Textpad-Tipp: Suchen und Ersetzen über Dateien

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Jan 012008
 

Damit 2008 gut beginnen kann, hier ein Tipp, wie Sie Suchen und Ersetzen über mehrere Textdateien (txt, html, xml…) durchführen können. Dazu verwende ich die Software Textpad. Diese bietet ausgezeichnete Funktionen, beispielsweise das farblicher Auszeichnen von Tags in HTML, PHP und mehr. Textpad ist Shareware und für 30 Tage kostenfrei.

Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Mit Textpad über alle Dateien eines Verzeichnisses suchen (Strg+F5).
  2. Dateien öffnen (Kontextmenü, „Alle laden“).
  3. Mit Suchen&Ersetzen die Dateiinhalte bearbeiten (F8).
  4. Dateien speichern und schließen (Menü „Datei“ > „Alle speichern“; Menü „Datei“ > „Alle schließen“).

Im folgenden finden Sie eine ausführliche Anleitung:

  1. Installieren und starten Sie Textpad.
  2. Rufen Sie den Menüeintrag „Suchen“ > „Über Dateien Suchen“ auf oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+F5.
  3. In die Suchmaske können Sie Ihre gesuchte Zeichenkette eingeben. Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um das Verzeichnis auszuwählen, in dem gesucht werden soll.
  4. Klicken Sie dann auf „Suchen“. Für jede Datei mit dem Suchbegriff erscheint eine Zeile in Textpad.
  5. Um die Dateien zu öffnen, machen Sie einen Rechtsklick in das Fenster hinein und wählen Sie „Alle laden“ aus dem Kontextmenü. Alle Dateien werden geöffnet.
  6. Rufen Sie den Menüeintrag „Suchen“ > „Ersetzen“ auf oder drücken Sie die Taste F8.
  7. Geben Sie den Ausgangsbegriff ein und den Begriff, der ersetzt werden soll.
  8. Klicken Sie auf „Alle ersetzen“ und bestätigen Sie die Warnung.
  9. Nach dem Ersetzen rufen Sie den Menüeintrag „Datei“ > „Alle speichern“ auf, danach „Datei“ > „Alle schließen“.

Damit ist die Bearbeitung abgeschlossen. Dieser Tipp hat mir schon sehr viel Arbeit erspart. Wer möchte schon zu Fuß in einer Online-Hilfe beispielsweise fehlerhafte Anführungszeichen korrigieren…

Einen guten Einstieg in 2008, und fröhliches Bearbeiten :)

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