Im Bereich von eLearning/Autorentools/Schulung und Dokumentation gibt es eine Reihe von Anbietern:

SAP EnableNow – startete 2012 mit dem Erwerb von datango und wurde seitdem durch SAP weiterentwickelt, daher vermutlich am besten optimiert für SAP-Belange, inkl. S4/Hana

datango – das Original ist zurück mit seiner Performance Suite, die quasi ein eigenes Wiki mitbringt und laut Infos der Berater auch mit Confluence integriert werden kann

TTS – z.B. mit der Performance Suite. TTS bietet auch Dienstleistung rund um Erstellen und Trainings

Ancile uPerform – einer der Klassiker, begegnete mir in einer älteren Version in einem SAP-Projekt

Oracle Produktivity Kit – ebenfalls schon im Projekt begegnet

Alle diese Produkte arbeiten nach dem Prinzip, dass Filme aufgenommen werden, die dann in verschiedener Form ausgeliefert werden – als Film, klickbares Tutorial, Word, PDF und durchaus auch als Testvorlage.

Wer alles zu Fuß machen will, kann direkt mit einem Wiki arbeiten. Nachteil: es muss alles manuell dokumentiert werden. Vorteil: die Integration von Fremdinhalten und Dokumenten, die keine normale Anwenderdokumentationen / Schrittanleitungen sind, ist einfacher. Dies betrifft beispielsweise interne IT-Dokumentation. Außerdem sind die Lizenzkosten geringer (allerdings fließen mehr „Eh-da-Kosten“ der Mitarbeiter ein).

Die Lücke zwischen „Mitarbeiter nimmt Film auf in teurem Tool“ und „alles zu Fuß“ schließt mein Angebot Vids2Words – hier werden die aufgenommenen Filme durch Menschen in Dokumentationsform gegossen und stehen nachher als Word-Dateien für Schulungen zu Verfügung. Außer einem kleinen Tool wie SnagIt und einem Headset sind keine weiteren Aufwände in Ihrer Firma notwendig.

Das Grundproblem aller Ansätze ist allerdings die Pflege der Dokumentation. Leider gibt es keine Tools, die magisch neue Inhalte erkennen und einpflegen können. Auch Filme müssen aktualisiert werden, wenn sich Funktionen ändern. Daher ist der Change-Prozess für Dokumentation unbedingt festzulegen – idealerweise schon ausgehend von Entwicklung und Übersetzung muss die Aktualisierung von Dokumentation nachgeführt werden.

Hier punktet ein Wiki damit, dass eine Aktualisierung eine sehr niedrige Hürde für den Anwender hat. Es wurden schon installierte Tools abgelöst, weil die Fachanwender nicht bei Aktualisierungen alle 6 Monate erstmal das GUI für die Oberfläche des Tools neu installieren wollten.

Abhilfe kann hier ein internes Team sorgen, das den Hut aufhat. Dies gilt für alle Tools, die die Dokumentation unterstützen sollen – ein single point of contact, der bereichsweit kommuniziert ist, hält Reibungsverluste und Frust gering und sorgt dafür, dass die Fachanwender und Berater Zeit für ihre eigentlichen Themen haben, statt sich z.B. noch mit Übersetzung abzumühen.

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Projekte 2008: Schulungsunterlagen in Powerpoint

 Dokumentation  Kommentare deaktiviert für Projekte 2008: Schulungsunterlagen in Powerpoint
Jan 042009
 

Tendenziell habe ich in der Vergangenheit wenig mit diesem oft kritisierten Tool gearbeitet, doch für ein Projekt bot sich das Erstellen der Unterlagen in Powerpoint an. Es ging darum, Schulungsunterlagen für Trainer und Teilnehmer aus derselben Quelle zu gestalten. Basis dafür war die Möglichkeit, die Folien und Notizen aus Powerpoint nach Word auszugeben (siehe auch Unterlagen im Dualen System).

Die Unterlagen

Die eigentliche Schulungsunterlage war in klassischem Folienformat (von meiner Grafikerin optisch ansprechend aufbereitet) und enthielt das Nötigste – was immer noch recht viel Information war. Hier ein Auszug:

Alle zusätzlichen Informationen, die nicht auf die Folie passten, wurden als Notizen ergänzt. Mit Ausgabe nach Word / PDF konnten die Teilnehmer so eine Unterlage mit Zusatzbemerkungen und Tipps erhalten.

Wo lagen die Herausforderungen?

Technisch ist das genaue Ausrichten von Folieninhalten und Notizen in Powerpoint ein wenig gewöhnungsbedürftig. Für die gelungene Ausgabe nach Word muss der Notizenmaster analog zu den Folien ans Corporate Design angepasst werden. Dennoch traten manchmal Nebeneffekte auf, da z.B. die Textausrichtung der Notizen in Word nicht immer sauber funktionierte.

Inhaltlich musste der Einstieg in eine komplexe Webanwendung so erklärt werden, dass die Teilnehmer nach der Schulung selbstständig Formulare erstellen können sollten. Dabei sollten die Inhalte mit viel Grafik schmackhaft gemacht werden. Dies führte zu starkem Kürzen oder Verteilen eines Vorgangs auf mehrere Folien. Die im Feinkonzept veranschlagte Folienanzahl wurde um 10% überschritten.

Resonanz der Teilnehmer

Die Unterlagen wurden gut angenommen, aber einige Folien enthielten immer noch zuviel Inhalte auf zuwenig Raum. Auch über thematische Erweiterungen wird noch nachgedacht. Vielleicht mehr dazu nächstes Jahr.

Fazit

Nicht unbedingt das stabilste aller Arbeitsmittel, bietet Powerpoint im Zusammenspiel mit Word doch einen Weg, um Inhalte für zwei Zielgruppen gleichzeitig zu verpacken. Da beide Programme zu den Bordmitteln der meisten Firmen gehören, ein praktischer Ansatz, wenn die Unterlagen nicht sehr oft angepasst werden müssen.

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