Projekte 2008: Schulungsunterlagen in Powerpoint

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Jan 042009
 

Tendenziell habe ich in der Vergangenheit wenig mit diesem oft kritisierten Tool gearbeitet, doch für ein Projekt bot sich das Erstellen der Unterlagen in Powerpoint an. Es ging darum, Schulungsunterlagen für Trainer und Teilnehmer aus derselben Quelle zu gestalten. Basis dafür war die Möglichkeit, die Folien und Notizen aus Powerpoint nach Word auszugeben (siehe auch Unterlagen im Dualen System).

Die Unterlagen

Die eigentliche Schulungsunterlage war in klassischem Folienformat (von meiner Grafikerin optisch ansprechend aufbereitet) und enthielt das Nötigste – was immer noch recht viel Information war. Hier ein Auszug:

Alle zusätzlichen Informationen, die nicht auf die Folie passten, wurden als Notizen ergänzt. Mit Ausgabe nach Word / PDF konnten die Teilnehmer so eine Unterlage mit Zusatzbemerkungen und Tipps erhalten.

Wo lagen die Herausforderungen?

Technisch ist das genaue Ausrichten von Folieninhalten und Notizen in Powerpoint ein wenig gewöhnungsbedürftig. Für die gelungene Ausgabe nach Word muss der Notizenmaster analog zu den Folien ans Corporate Design angepasst werden. Dennoch traten manchmal Nebeneffekte auf, da z.B. die Textausrichtung der Notizen in Word nicht immer sauber funktionierte.

Inhaltlich musste der Einstieg in eine komplexe Webanwendung so erklärt werden, dass die Teilnehmer nach der Schulung selbstständig Formulare erstellen können sollten. Dabei sollten die Inhalte mit viel Grafik schmackhaft gemacht werden. Dies führte zu starkem Kürzen oder Verteilen eines Vorgangs auf mehrere Folien. Die im Feinkonzept veranschlagte Folienanzahl wurde um 10% überschritten.

Resonanz der Teilnehmer

Die Unterlagen wurden gut angenommen, aber einige Folien enthielten immer noch zuviel Inhalte auf zuwenig Raum. Auch über thematische Erweiterungen wird noch nachgedacht. Vielleicht mehr dazu nächstes Jahr.

Fazit

Nicht unbedingt das stabilste aller Arbeitsmittel, bietet Powerpoint im Zusammenspiel mit Word doch einen Weg, um Inhalte für zwei Zielgruppen gleichzeitig zu verpacken. Da beide Programme zu den Bordmitteln der meisten Firmen gehören, ein praktischer Ansatz, wenn die Unterlagen nicht sehr oft angepasst werden müssen.

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Unterlagen im dualen System.

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Apr 042008
 

Nein, damit meine ich kein Recycling in gelben Säcken ;)

Stattdessen geht es um die Nutzung von Powerpoint zu mehr als Präsentation. In diesem Fall um die Möglichkeit, in Powerpoint nicht nur Folien, sondern auch weitere Inhalte zu pflegen. Dazu können Sie die Notizfunktion von Powerpoint verwenden. Dies hat den Vorteil, dass Sie die Unterlagen sowohl zur klassischen Schulung nutzen als auch als Handout oder für Selbstschulung verteilen können.

Recycling

Antje Radcke hat dazu eine sehr gute Kurzanleitung zum Erstellen von Handouts ins Netz gestellt. Sie öffnet die Folien und Notizen in Word, um von dort aus das Handout zu optimieren und zu drucken.

In Beyond Bullet Points finden Sie ebenfalls einige Infos zur Notizfunktion von Powerpoint, wenn auch in umgekehrte Richtung – dort werden in MS Word die „Stories“ entworfen und dann in Powerpoint umgesetzt.

Egal wie rum – die Kombination von Powerpoint und Word bringt oft mehr als gedacht.

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Kaum beschäftigt man sich ein wenig mit einem Thema, schon taucht es überall auf. Und so lernte ich gestern auf dem Akquisetalk einen Menschen kennen, der sich tatsächlich auf das Thema Präsentation spezialisiert hat – „Fast Agent“ Peter Claus Lamprecht. Falls Ihre Präsentation also mal wirklich einschlagend sein muß – sei es für die Generalversammlung einer AG oder für ein wichtiges Angebot für ein Großprojekt – hier sind Sie an der richtigen Adresse.

Und da Herr Lamprecht seine Seite praktischerweise mit WordPress aufgesetzt hat, habe ich seine (Blog-)Beiträge auch gleich per RSS abbonniert, damit ich zukünftig keine Powerpoint-Tipps mehr verpasse :)

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