Mehrere Quelldokumentationen sinnvoll in Zieldokumentation überführen

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Jan 132017
 

Eine häufige Ausgangssituation:

Dokumentation

  • aus zwei oder mehr Quellen
  • mit unterschiedlichen Strukturen
  • mit unterschiedlichen Inhalten
  • mit unterschiedlicher Tiefe an Inhalt

soll vereinheitlicht werden zu einer Zieldokumentation (meist in einem neuen Dokusystem), die alle aktuellen Inhalte abbilden soll.

Typischer Fehler, der an dieser Stelle  gemacht wird: „Wenn wir schon dran sind, vereinheitlichen wir jetzt alle Dokumente auf denselben neuen Stil!“

Meine Erfahrung: Dieser Ansatz führt dazu, dass alle vorhandene Dokumentation als „veraltet“ wahrgenommen und ein riesiger Arbeitsberg generiert wird, bei dem nach 20% dem Projekt die Puste ausgeht, weil das nächste dringende Projekt kommt.

Ein sinnvoller Ablauf (praxiserprobt für interne IT-Dokumentation; es war keine Rechtssicherheit notwendig):

1. Was genau liegt an Dokumenten vor? Dies erzeugt  eine lange und sehr wichtige Masterliste, z.B. in Excel. Hier gehören alle Infos rein:

  • Quellinfo: Laufende Nummer, Link in Dokusystem/Ordersystem/Sharepoint etc., Titel, Ansprechpartner, Größe des Dokument, Quellformat (bei mehreren vorhandenen Formaten), Qualitätsstatus (aktuell, nicht aktuell etc.).
  • Zielinfo: Status „Soll überführt werden“ (sonst Archivieren!), Status „Ist überführt“, Link im Zielsystem, ggf. neuer Titel, ggf. neues Format

Die Vollständigkeit der Liste ist entscheidend für jegliche Aussage über Aufwände und Fortschritt! Ohne eine klare Definition des Ausgangszustandes sind alle Aussagen zur Zielerreichung nur eine Schätzung/Hoffnung!

2. Den optimalen Zielzustand formulieren. Dies beinhaltet

  • das Format der Doku (alles von Copy&Paste bis stundenlanger Umarbeitung), ggf. von Hilfskräften durchführbar.
  • gewünschte Informationen und Tiefe der Informationen – dies führt potentiell zu sehr viel Arbeit bei den Sachexperten!

3. Mit einigen der ausgewählten Dokumente verschiedener Quellformate ein „Rapid Prototyping“ betreiben, d.h. einen Testlauf mit Zeitnahme (!), wie lange eine Umarbeitung in den 100% gewünschten Zustand dauert.

4. Dies mit einem Faktor von 2-3 auf die Dokumentation hochrechnen, die umgezogen werden soll.

5. Abgleichen mit dem gewünschten Endtermin des Projekts (z.B. Abschalttermin von Altsystemen) und den eingeplanten Personen und ihrer realistischen(!) Arbeitsstunden im Projekt.

An diesem Punkt stellt man meist fest, dass das Projekt so nicht machbar ist. Dokumentation umarbeitet kostet viel Zeit, diese wird immer unterschätzt.

6. Den machbaren Zielzustand definieren. Dies erfordert Abstriche an der Wunschliste, die in Punkt 2 formuliert wurde. Oft ist der Punkt „vollständige Dokumentation“ kritisch. Hier besser ein unvollständiges aktuelles Dokument umziehen und später ergänzen, als sich in der Datensammlung aufzuhalten (außer, es ist rechtlich kritische Dokumentation). Auch der Umbau der Formate sollte auf den kleinsten wirklich notwendigen Aufwand gekürzt werden.

7. Eine ausführliche Arbeitsanweisung für den Umzug der Dokumente erstellen, damit alle Schritte ausformuliert und festgehalten sind. Bei Quellformaten mit klaren Strukturen können hier oft Schritte automatisiert werden, z.B. mit VBA-Makros in Word.

8. Mit der Verarbeitung der Quelldokumente beginnen und – wichtig! – Soll-Prozess mit Ist-Prozess abgleichen! Wie lange dauert die Umarbeitung wirklich? Ist der Fortschritt wie geplant?
Erfahrungsgemäß muss eine Automatisierung immer wieder für Fälle erweitert werden, die im ursprünglichen Testset nicht erfasst waren.

Auch  ein Dokumentenumzug unterliegt der 80-20 Regel: 80% der Dokumente machen wenig Aufwand, 20% viel. Dokumente, die Probleme erzeugen, beiseite legen und in der Excel-Masterliste vermerken, damit sie mit etwas mehr Ruhe nachbearbeitet werden können. Etwas für regnerische Freitagnachmittage oder lange Zugfahrten.

Archivieren oder Löschen?

  • Nur wirklich obsolete oder doppelt vorhandene Dokumente sollten gelöscht werden.
  • Archivierte Dokumente sollten noch mindestens 2 Jahre im Zugriff sein. Erfahrungsgemäß muss immer wieder darauf zugegriffen werden, z.B. weil beim Umzug Inhalte verloren gingen oder sich Dokumente nachträglich als doch wichtig herausstellen. Für optimale Durchsuchbarkeit ist ein Ablegen von Word-oder PDF-Snapshots der Quelldateien in einem ganz normalen Ordnersystem hilfreich. Für datenbankbasierte Dokusysteme sollte zwei Jahre ein read-only Zugriff möglich sein. Motto: „Dateien fressen kein Brot. Archivieren ist billiger als neu Schreiben“.

Abschließender Tipp

Hier am Ende möchte ich nochmals betonen, dass ein genauer Überblick über die Dokumentation zum Startpunkt des Umzugs lebenswichtig ist. Dieser Überblick sollte an einer einzigen Stelle vorhanden sein (nicht verteilt über mehrere Systeme), und idealerweise von 1-2 Personen gepflegt sowie von allen Personen im Projekt gelesen werden können.

Mit einer Excel-Masterliste bin ich damals perfekt gefahren. Excel wird gerne kritisiert, dabei hat es auch viele Vorteile:

  • in jeder Firma vorhanden (jedenfalls in jeder, in der ich in 17 Jahren unterwegs war)
  • fast jeder kann die Kernfunktionen schon bedienen oder schnell geschult werden
  • sehr gute und schnelle Filtermöglichkeiten
  • sehr gut mit VBA automatisierbar
  • jederzeit schnell ein Backup in ein ZIP schreibbar

Soweit zum Thema Dateiumzug. Die ebenfalls große Frage „Und wie wird das dann alles zukünftig aktualisiert?“ behandle ich in einem zukünftigen Blogbeitrag.

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Seit einiger Zeit taucht das Wort „robust“ in sehr eigenartigen Kombinationen auf, beispielsweise in:

„robuste Verhandlungen“ – im Sinn von hart
„eine robuste politische Landschaft“ – im Sinn von herausfordernd

Nach einer mittaglichen Diskussion darüber recherchierte mein Kollege ein wenig und kam zur Erkenntnis, dass die Wendung „robuste Verhandlungen, Diskussionen“ wohl ein Anglizismus ist.

So kann man bei Merriam-Webster nachlesen, dass man im Amerikanischen von „robusten“ Diskussionen sprechen und auch einen „robusten“ Glauben an etwas haben kann.

1. a: having or exhibiting strength or vigorous health
b: having or showing vigor, strength, or firmness (a robust debate) (a robust faith)
c: strongly formed or constructed : sturdy (a robust plastic) d: capable of performing without failure under a wide range of conditions

Mir war das Wort im Englischen nie in solch einer Konstruktion untergekommen…und ich hoffe wirklich sehr, dass die aktuell auftretende Verwendung im Deutschen bald wieder verschwindet. Bevor es bei Starbucks robusten Kaffee gibt oder robuste Gläubige in die Kirche gehen ;)

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Der folgende Artikel beschreibt, wie man auf einer Ubuntu-VM (Virtual Machine) das freie Content-Management-Framework Drupal installiert. (Wird übrigens „Droople“ ausgesprochen.)

Dieser Artikel ist eine direkte Fortsetzung der Serie Portable Ubuntu-VM mit XAMPP aufsetzen, die im OpenMES-Blog veröffentlicht wurden. Er setzt voraus, dass die VM und die Software Portable Virtualbox auf dem Windows-Rechner vorhanden sind.

Linux-Kenntnisse werden weniger vorausgesetzt; ich selbst nutze auch vornehmlich Windows und habe so meine Kämpfe mit Linux. Daher ist die folgende Anleitung sehr ausführlich.

HINWEIS: Die Anleitung hat einen groben Fehler – zusätzliche Module müssen in das Verzeichnis /sites/all/modules o.ä. kopiert werden (auf jeden Fall nicht nach drupal/modules, dort dürfen nur Core-Modules liegen).

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In der Standard-Einstellung von Word 2003 passiert es oft, dass eine Zeichnung nur grob positioniert werden kann, wie hier im Beispiel über einer Grafik.

Dies liegt an der von Haus aus sehr grob eingestellten Rasterung. Das Problem läßt sich auf zwei Arten lösen:

a) Halten Sie die ALT-Taste gedrückt, während Sie die Zeichnung verschieben. Dies erlaubt ein genaues Positionieren.

b) Stellen Sie das Gitternetz um. Dies lohnt sich vor allem dann, wenn Sie viele Zeichnungen positionieren wollen und dies lieber mit den Pfeiltasten der Tastatur machen.

Die Einstellung zum Gitternetz verbirgt sich in der Werkzeugleiste Zeichnung. Öffnen Sie das Menü unter Zeichnen und wählen Sie Gitternetz.

In diesem Auswahlfenster (das nicht Gitternetz, sondern Zeichnungsraster heißt ;) finden Sie die Rastereinstellungen. Stellen Sie diese beispielsweise von 0,32 cm auf 0,05 cm.

Sie können nun entweder einfach mit OK bestätigen oder mit Standard die neue Einstellung für die Normal.dot übernehmen. Dies betrifft nur die Gitternetzlinien.

Danach können Sie die Zeichnung mit den Pfeiltasten passgenau manövrieren.

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Eine häufige Frage bei größeren Dokumenten ist, welche Bestandteile im Inhaltsverzeichnis erscheinen.

Dies stellen Sie in den Optionen des Inhaltsverzeichnisses ein. Ich habe für Sie dazu einen kurzen Flash-Film für Word 2003 erstellt: Inhaltsverzeichnis in Word 2003 konfigurieren.

Die Kurzanleitung dazu lautet:

1) Gehen Sie über „Einfügen“ > „Referenz“ > „Index und Verzeichnisse“, um ein Inhaltsverzeichnis einzufügen.

2) Klicken Sie auf den Reiter „Inhaltsverzeichnis“. Hier können Sie einstellen, wie die Seitenzahlen angezeigt werden sollen, ob Füllzeichen wie Punkte angezeigt werden sollen und welche Formatvorlagen verwendet werden sollen.

3) Klicken Sie auf „Optionen“. Hier können Sie einstellen, welche Formatvorlage auf welcher Ebene erscheinen soll. Standardmäßig werden die Überschriften 1-3 angezeigt. Wenn weitere Überschriftenebenen angezeigt werden sollen, so geben Sie z.B. bei Überschrift 4 eine „4“ ein. Wenn Ihr Dokument sehr viele Überschriftenebenen hat, müssen Sie im Gegenzug vermutlich Ebenen herauslöschen, um das Inhaltsverzeichnis überschaubar zu halten. Dafür löschen Sie einfach die Zahl, die bei der Inhaltsverzeichnisebene steht.

4) Schließen Sie am Ende beide Fenster mit „OK“. Das Inhaltsverzeichnis wird dann entsprechend Ihren Einstellungen angezeigt.

Viel Erfolg!

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Tastaturkürzel in Word konfigurieren

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Mrz 102008
 

In Word besteht die Möglichkeit, sich für bestimmte Funktionen Tastaturkürzel anzulegen, beispielsweise für „Einfügen > Querverweis“. Ich habe für Sie dazu einen kurzen Flash-Film für Word 2003 erstellt: Tastaturkürzel in Word 2003 konfigurieren.

Die Kurzanleitung dazu lautet:

1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste neben die Menüzeilen rechts oben in Word. Es öffnet sich eine lange Liste mit den zur Verfügung stehenden Menüs.
2) Klicken Sie auf den Eintrag „Anpassen“ ganz unten in der Liste.
3) Klicken Sie dann im neuen Fenster auf die Schaltfläche „Tastatur“. Hier können Sie links eine Kategorie wählen und rechts die dort möglichen Funktionen finden. Sie können vorhandene Tastaturkuerzel ersetzen, neue hinzufügen oder auch ganz neue Tastaturkürzel für Funktionen eingeben, die bisher nicht keine besaßen.

Mein wichtigstes Kürzel für lange Dokumente ist „ALT+Q“ für das Einfügen von Querverweisen. Ich habe allerdings auch schon für „Änderung annehmen“/“Änderung verwerfen“ / „Nächste Änderung“ Kürzel angelegt, so dass ich viel schneller eine große Zahl an markierten Änderungen durchgehen konnte.

Wenn Sie eine wichtige oder gern genutzte Funktion haben, können Sie sich mit einem Tastaturkürzel viel Zeit ersparen. Viel Spass beim Optimieren Ihres Words!

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Neulich sass ich mit jemand am Rechner vor einem größeren Word-Dokument. Dabei kamen einige typische Word-Fragen auf, die einfach zu beantworten sind – wenn man die Lösung schon weiß ;)

Beispielsweise ist es nicht trivial, die Formatvorlage „Beschriftung“ zu bearbeiten. Aus unerfindlichen Gründen wurde diese Formatvorlage (und einige andere) regelrecht versteckt. Da ein Screencast mit Kommentar mehr sagt als 1000 geschrieben Worte, habe ich mit Camtasia einen 2-Minuten-Flash-Film dazu produziert: Formatvorlagen in Word 2003 finden.

screenshot_word_formatvorlagen.png

Weitere typische Word-Fragen sind „wo stellt man ein, was ins Inhaltsverzeichnis kommt“ oder „wie gibt man Tastaturkürzel ein“. Liegen Ihnen noch andere Fragen auf der Zunge/auf den Tasten? Stellen Sie diese ruhig im Kommentar. Vielleicht mache ich dazu auch ein Filmchen – auf jeden Fall aber werde ich versuchen, die Frage zu beantworten :)

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