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Eingescannte Papiere oder erhaltene Dateien auf einer beliebigen Festplatte oder DVD zu speichern ist prinzipiell kein Kunststück. Schwierig wird es aber mit einer sauberen elektronischen Archivierung, wenn die zu archivierenden Güter auch nach Jahren oder gar Jahrzehnten wieder hervorgeholt werden sollen.

Die Financial Times Deutschland hat dazu neulich unter Digitales Firmenerbe in Gefahr einen Artikel veröffentlicht. Dieser betrachtet vornehmlich die Situation bei großen Firmen, aber seit auch Kleinunternehmer digital signierte Rechnungen in ihrer Mailbox haben, müssen sich diese mit dem Thema beschäftigen – so müssen für die Steuer Rechnungsoriginale (in diesem Fall die Dateien) mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden.

Bei dem Zugriff auf digitale Archive gibt es dabei zwei Aspekte:

a) den technischen: Sind die Dateien später auch noch lesbar? Hier helfen neutrale Formate wie ASCII, das vermutlich auch in 100 Jahren noch lesbar sein wird – proprietäre Formate stellen den Anwender hingegen oft schon nach 5 Jahren vor Probleme. Disketten, CDs und DVDs sind ebenfalls nicht ewig haltbar oder können auch mal einen Fehler aufweisen, der beim Erstellen des Archivs nicht sichtbar war.

b) den inhaltlichen: Sind die archivierten Dokumente im Zweifelsfall als Originale interpretierbar? Sind sie gegen zufällige Veränderung und absichtliche Manipulation geschützt? Dazu werden qualifizierte elektronische Signaturen eingesetzt, die den Ersteller, den Zeitpunkt und die Integrität des signierten Dokuments belegen. Das der Signatur zugrundeliegende qualifizierte Zertifikat hat ein Verfallsdatum oder kann auch widerrufen und gesperrt werden.

Dennoch bleiben die damit signierten Dokumente gültig, da gilt: Einzig entscheidendes Kriterium ist, dass die Signatur innerhalb des Gültigkeitszeitraums des Zertifikats erfolgte und das Zertifikat zum Zeitpunkt der Unterschriftenleistung noch nicht widerrufen war.. (Quelle: a-cert). Immerhin – es gab eine Zeit, da wurde diskutiert, ob solche signierten Dokumente nach Ablauf der Gültigkeit der Signatur nochmals mit einem neuen gültigen Zertifikat signiert werden müssten. Auf 50 Jahre hätte dies bei einer nicht untypischen Zertifikatsgültigkeit von 2 Jahren leicht zu 25 Signaturen/Dokument führen können.

Ich selbst erfülle die gesetzlichen Anforderungen damit, dass ich a) immer noch die meisten Rechnungen in Papierform empfange und b) alle wichtigen elektronischen Dokumente zweifach auf Platten gespeichert habe, auf denen sich Daten bis rückwirkend 1999 befinden. Damit ist der 7-Jahres-Frist hinreichend Genüge getan…auch wenn das papierfreie Büro damit weiterhin in weiter Ferne bleibt. Und was tun Sie?