In meinem Hauptprojekt arbeitet mein Redaktionsteam seit neuestem mit OTRS als Ticket-System.

Warum tun wir das?

  • Wir haben einen großen Arbeitsanteil an Support der Editoren unseres Confluence-Systems, damit ist ein solches Ticket-System sinnvoll.
  • Das Redaktionsteam ist gewachsen und Tasks werden stärker verteilt. Mit OTRS wird klarer, wer was tut bzw. in der Pipeline hat.
  • Unsere User können an ein zentrales Postfach mailen und damit ein Ticket im OTRS erzeugen, das sich dann idealerweise selbst verteilt.
  • OTRS wurde eigentlich primär für eine Hotline eingeführt, soll aber zukünftig als Service auch anderen Gruppen zur Verfügung stehen. Da wir die Inhouse-Dokumentation von OTRS unterstützen, ist es sinnvoll, auch selbst damit zu arbeiten.

(Mögliche) Nachteile der OTRS-Nutzung:

  • Es ist besser sichtbar, wieviele und was für Anfragen ein Team bearbeitet. Das möchte vielleicht nicht jedes Team.
  • Es ist nicht möglich, Tickets auf regelmäßige Wiederholung zu stellen (z.B. “alle vier Wochen Auswertung X”). OTRS ist auf Durchfluß optimiert, nicht auf Dauerpflege und langfristige Aufgaben. Solche Informationen haben wir daher im Confluence belassen.
  • Auch bei Verwendung von OTRS muss man als Redaktionsleitung regelmäßig prüfen, dass keine Tickets durchs Raster fallen und unbeantwortet bleiben.
  • Neue Prozesse müssen definiert und mit dem Team etabliert werden. Dies verursacht etwas organisatorischen Aufwand.
  • Unsere User müssen sich daran gewöhnen, statt direktem persönlichem Kontakt zumindest im Mail-Header mit OTRS die Mails auszutauschen. Manche interpretieren dies dahingehend, dass unserem Team das OTRS “übergestülpt” wurde – was nicht der Fall ist. Hier hilft nur Aufklären im Gespräch.

Bisher überwiegen die Vorteile für uns – und davon abgesehen ist es für Redakteure im Bereich der Softwaredokumentation gut, auch einmal mit Ticketing-Systemen zu arbeiten, da diese in Support und Entwicklung sehr häufig sind.

Für andere Redaktionsteams würde ich eine Empfehlung von OTRS daran festmachen, wie hoch der Supportanteil in der Arbeit ist. Für Verteilung von Dokumentations-Arbeitspaketen ist es aus meiner Sicht weniger sinnvoll, hier sollten eher klassische Projektmanagement-Werkzeuge eingesetzt werden.

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Mai 182012
 

Neulich habe ich mich im Büro ein wenig mit Eigenorganisation beschäftigt und bin dabei auf Personal Kanban gestoßen.

Besonders zwei Aspekte von Kanban finde ich interessant:

  • den Durchfluß möglichst gleichförmig zu halten und
  • die Zahl der in Arbeit befindlichen Tasks möglichst klein zu halten.

Unpraktisch finde ich bei Kanban (wie auch bei Scrum) die Notation von links nach rechts – sowas ist an einer Pinnwand ja ganz nett, aber in Standardsoftware auf einem Bürorechner schlecht abzubilden.

Da ich im Büro sowieso schon Outlook exzessiv für tägliche ToDos genutzt habe, kam ich auf die Idee, den Kanban-Workflow von oben nach unten im Kalender abzubilden. Der Screenshot zeigt die grundlegende Situation:

  • Zuoberst (Zeitraum 5-7 Uhr) stehen die ToDos, die ich an diesem Tag abarbeiten will.
  • ToDos, die in Arbeit gehen, verschiebe ich in den Zeitslot, in dem ich gerade bin.
  • Erledigte Aufgaben wandern in die Abendschicht.
Outlook-Screenshot mit Kanban-Workflow

Kanban in Outlook

Vorteile:

  • Ich habe immer einen guten Überblick über den Durchfluss und die Verteilung der Aufgaben.
  • Aufgaben in Arbeit blocken den jeweiligen Zeitpunkt im Kalender, so dass Kollegen bei der Terminvergabe eher rückfragen.
  • Am Ende des Tages habe ich eine Übersicht über alles Erledigte (früher habe ich sowas einfach gelöscht, dann zeigt nur der leere Kalender einen erfolgreichen Tag… nicht sehr motivierend).

Nachteil: Da alles über Outlook-Termine läuft, ploppen oft Terminerinnerungen hoch.

Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, verschiebe ich z.B. auf den nächsten Arbeitstag frühmorgens, d.h. in die nächsten ToDos.

Mein Fazit nach zwei Monaten mit Personal Kanban in Outlook – klappt super und ist eine sehr pragmatische Lösung für Kanban innerhalb einer Standard-Officeumgebung, in der man weder Software installieren noch ständig etwas im Internet pflegen will.

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Jan 132012
 

Seit dieser Woche in meiner Leseliste: @iam_freelancer mit vielen Links zu Infos für (nicht nur, aber besonders) nebenberufliche Freelancer.

Da man auch als gestandener Vollzeit-Selbstständiger immer mal auf der Suche nach neuen Ideen und Inspirationen für das zukünftige Business ist – und sich gegenebenfalls auch alle paar Jahre mal umorientieren muss – kann ich diesen Tweet allen empfehlen, die sich mit Freelancing beschäftigen :)

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Jul 292011
 

Mein letztes Posting ist fast ein Jahr her, peinlich :) Was hat sich getan? Seit Februar 2011 bin ich wieder Freiberuflerin und gleich in einem sehr interessanten Projekt im SAP-Umfeld gelandet, in dem ich sowohl einen Dokumentationsumzug in ein Atlassian Confluence Wiki als auch die Übersetzung von SAP-Oberflächen koordiniere. Beides inhaltlich und zeitlich anspruchsvolle Themen, die mich wahrscheinlich noch bis September 2012 auf Trab halten.

Drupal lässt mich trotzdem nicht ganz los, und so habe ich mich für das Drupalcamp in Berlin am 27./28. September 2011 angemeldet, um mich über Drupal 7 auf dem Laufenden zu halten und den Kontakt zur Community nicht völlig zu verlieren.

Updates in diesem Blog bleiben vermutlich erstmal spärlich, aber ich versuche, mich zu bessern.

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Kopf schlägt Kapital von Günther Falin, dem Gründer der Teekampagne, ist ein etwas anderes Buch zum Thema Unternehmensgründung.

Im Prinzip hat es einiges mit der 4 Hour Workweek gemeinsam, nämlich den Gedanken, dass primär das Geschäftskonzept entscheidend ist und der finanzielle und verwaltungstechnische Aufwand dadurch gering gehalten wird, dass a) gut nachgedacht, b) frühzeitig getestet und c) alle Arbeiten ausgelagert werden, die der Firmengründer nicht leisten kann oder will. Dazu können auch komplette Produktionsketten gehören, die man heutzutage einkaufen kann. Große Investitionen, Kredite oder das Hineinnehmen von Venture Capital sind weder notwendig noch wirklich erwünscht.

Ein Gründer kann sich im Dschungel von “ich muss alles können” verlieren, oder ein Entrepreneur werden, der das Business von der Idee bis zur Umsetzung kreativ entwickelt und sich dann aus dem eigentlichen Tagesgeschäft besser wieder herauszieht, in dem das Business Management wichtiger ist als die Kreativität der Aufbausphase. Einer genialen Idee oder Erfindung bedarf es nach Falins Auffassung dafür nicht – ein ungewöhnliches, outside-the-box gedachtes und sehr gut durchdachtes Konzept reicht dafür aus.

“Kopf schlägt Kapital” ist auch vollständig online lesbar bei MisterInfo, allerdings in einer etwas mühsamen Klickerei. Daher lohnt sich meiner Meinung nach der Kauf – ich jedenfalls habe es mir gerade bestellt.

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Mrz 072009
 

Im Januar ist mir mal wieder aufgefallen, wieviele Jahresmitgliedschaften da so abgebucht wurden. Da 40 EUR, dort 60 EUR — da lohnt es sich schon, mal einen näheren Blick auf seinen Kontoauszug zu werfen und die diversen Business-Mitgliedschaften einer Prüfung zu unterziehen:

  • Ist der Verband für mich noch relevant?
  • Ist der Verband so aktiv, dass sich die Mitgliedschaft für mich lohnt?
  • Kann das Angebot des Verbands durch freie, mindestens genauso gute Angebote ersetzt werden?

(Im Business-Kontext ist das Kriterium “Ist der Verband für eine gute Sache tätig?” für mich eher unwichtig; auch eine gute Sache sollte einen Nutzen für mich haben.)

Nach einer solchen Analyse habe ich mich inzwischen von der GdCH (Chemie ist einfach nicht mehr mein Business) und den Webgrrls (sind einfach nicht mehr wirklich aktiv und es gibt bessere freie Angebote) verabschiedet.

Bisher die Selektion überlebt haben

  • GULP (mein ausführliches IT-Profil mit Referenzen; allerdings auch die teuerste Mitgliedschaft)
  • die Tekom (Berufsverband technische Redakteure)
  • Xing (mein Hauptbusinessspielplatz)

Noch auf dem Prüfstand ist das Jetztwerk mit recht aktiven Mailinglisten; allerdings habe ich bisher wenig Vorteile aus diesem Hamburger Netzwerk ziehen können. Mal schauen, ob ich mich im Oktober noch umentscheide.

Und wie sieht es mit Ihren Mitgliedschaften aus?

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Prof. Hoeren von der Uni Münster hat sein beliebtes Vorlesungsskript Internetrecht wieder aktualisiert der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt. Ein Must-Have für Shopbesitzer, Webseitenbetreiber und andere Internetaktivisten.

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Neulich chattete mich eine Freundin an und wir kamen auf Typo3 (ihr CMS der Wahl) und WordPress. Da meinte sie doch, ich sollte einer Kundin WordPress für Firmenseiten ausreden, da es ja nur für Blogs geeignet sein. Tja, das konnte ich leider nicht, hatte ich doch gerade eine Firmenseite gebaut:

Unter KAT Automatisierungstechnik Bremen findet sich die Webseite einer assoziierten Bremer Firma, jetzt von Frames befreit im schlanken Design. Für die Navigation, die WordPress so von Haus nicht liefert, habe ich den Flexi-Pages-Plugin genutzt. Mit der XML-Sitemap und ein bisschen Linkaufbau sollten die angebotenen Dienstleistungen rund um Automatisierung, technische Informatik und MES bald besser findbar sein.

Ganz anders, aber für den unbedarften Surfer ebenfalls nicht als WordPress zu erkennen ist Der Giftspritzer (der Kenner sieht sofort das Branford-Magazin-Theme, das ich auch mal ausprobiert habe).

WordPress hat schon seit einiger Zeit das reine Blogdasein hinter sich gelassen. Es bleibt zu hoffen, dass die aktuellen Vorgänge zum Thema Premium-Themes und nicht-GPL-Plugins auf wordpress.org (zu lesen z.B. bei Texto oder Xing) nicht zu größeren Verwerfungen in der WP-Community führen.

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Nachdem ich neulich während meiner neuesten Drupal-Aktivitäten auf das DrupalCamp in Köln gestoßen war, hatte ich mich sehr schnell angemeldet – und das war gut so, das Camp war nämlich sehr begehrt :) Doch von vorne…

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Woah.

 Business  Comments Off
Jan 152009
 

Das ist mal spannendes (und offensichtlich erfolgreiches) Marketing:

Smart Freelancing.

Aufgerufen habe ich die Seite, weil mir heute ein Infobrief von denen zugeflattert ist, der auch in diesem Endlospapierstil war. Definitiv ein Hingucker für alle, die schon lange mit Rechnern zu tun haben…wie eben typische IT-Freiberufler.

!00 Punkte. Ist das wirklich eine deutsche Firma ;)?

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