Neulich habe ich mich im Büro ein wenig mit Eigenorganisation beschäftigt und bin dabei auf Personal Kanban gestoßen.

Besonders zwei Aspekte von Kanban finde ich interessant:

  • den Durchfluß möglichst gleichförmig zu halten und
  • die Zahl der in Arbeit befindlichen Tasks möglichst klein zu halten.

Unpraktisch finde ich bei Kanban (wie auch bei Scrum) die Notation von links nach rechts – sowas ist an einer Pinnwand ja ganz nett, aber in Standardsoftware auf einem Bürorechner schlecht abzubilden.

Da ich im Büro sowieso schon Outlook exzessiv für tägliche ToDos genutzt habe, kam ich auf die Idee, den Kanban-Workflow von oben nach unten im Kalender abzubilden. Der Screenshot zeigt die grundlegende Situation:

  • Zuoberst (Zeitraum 5-7 Uhr) stehen die ToDos, die ich an diesem Tag abarbeiten will.
  • ToDos, die in Arbeit gehen, verschiebe ich in den Zeitslot, in dem ich gerade bin.
  • Erledigte Aufgaben wandern in die Abendschicht.
Outlook-Screenshot mit Kanban-Workflow

Kanban in Outlook

Vorteile:

  • Ich habe immer einen guten Überblick über den Durchfluss und die Verteilung der Aufgaben.
  • Aufgaben in Arbeit blocken den jeweiligen Zeitpunkt im Kalender, so dass Kollegen bei der Terminvergabe eher rückfragen.
  • Am Ende des Tages habe ich eine Übersicht über alles Erledigte (früher habe ich sowas einfach gelöscht, dann zeigt nur der leere Kalender einen erfolgreichen Tag… nicht sehr motivierend).

Nachteil: Da alles über Outlook-Termine läuft, ploppen oft Terminerinnerungen hoch.

Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, verschiebe ich z.B. auf den nächsten Arbeitstag frühmorgens, d.h. in die nächsten ToDos.

Mein Fazit nach zwei Monaten mit Personal Kanban in Outlook – klappt super und ist eine sehr pragmatische Lösung für Kanban innerhalb einer Standard-Officeumgebung, in der man weder Software installieren noch ständig etwas im Internet pflegen will.

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