Tendenziell habe ich in der Vergangenheit wenig mit diesem oft kritisierten Tool gearbeitet, doch für ein Projekt bot sich das Erstellen der Unterlagen in Powerpoint an. Es ging darum, Schulungsunterlagen für Trainer und Teilnehmer aus derselben Quelle zu gestalten. Basis dafür war die Möglichkeit, die Folien und Notizen aus Powerpoint nach Word auszugeben (siehe auch Unterlagen im Dualen System).

Die Unterlagen

Die eigentliche Schulungsunterlage war in klassischem Folienformat (von meiner Grafikerin optisch ansprechend aufbereitet) und enthielt das Nötigste – was immer noch recht viel Information war. Hier ein Auszug:

Alle zusätzlichen Informationen, die nicht auf die Folie passten, wurden als Notizen ergänzt. Mit Ausgabe nach Word / PDF konnten die Teilnehmer so eine Unterlage mit Zusatzbemerkungen und Tipps erhalten.

Wo lagen die Herausforderungen?

Technisch ist das genaue Ausrichten von Folieninhalten und Notizen in Powerpoint ein wenig gewöhnungsbedürftig. Für die gelungene Ausgabe nach Word muss der Notizenmaster analog zu den Folien ans Corporate Design angepasst werden. Dennoch traten manchmal Nebeneffekte auf, da z.B. die Textausrichtung der Notizen in Word nicht immer sauber funktionierte.

Inhaltlich musste der Einstieg in eine komplexe Webanwendung so erklärt werden, dass die Teilnehmer nach der Schulung selbstständig Formulare erstellen können sollten. Dabei sollten die Inhalte mit viel Grafik schmackhaft gemacht werden. Dies führte zu starkem Kürzen oder Verteilen eines Vorgangs auf mehrere Folien. Die im Feinkonzept veranschlagte Folienanzahl wurde um 10% überschritten.

Resonanz der Teilnehmer

Die Unterlagen wurden gut angenommen, aber einige Folien enthielten immer noch zuviel Inhalte auf zuwenig Raum. Auch über thematische Erweiterungen wird noch nachgedacht. Vielleicht mehr dazu nächstes Jahr.

Fazit

Nicht unbedingt das stabilste aller Arbeitsmittel, bietet Powerpoint im Zusammenspiel mit Word doch einen Weg, um Inhalte für zwei Zielgruppen gleichzeitig zu verpacken. Da beide Programme zu den Bordmitteln der meisten Firmen gehören, ein praktischer Ansatz, wenn die Unterlagen nicht sehr oft angepasst werden müssen.

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